Một trong những vấn đề khiến nhiều doanh nghiệp “vỡ kế hoạch ngân sách” khi thuê văn phòng là không hiểu rõ cách tính diện tích thuê. Trên thực tế, diện tích ghi trong hợp đồng không phải lúc nào cũng giống với diện tích doanh nghiệp thực sự sử dụng.
Hiểu đúng cách tính diện tích thuê văn phòng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc so sánh giá và kiểm soát chi phí dài hạn.
Diện tích sử dụng và diện tích thuê khác nhau thế nào?
Diện tích sử dụng là phần không gian doanh nghiệp trực tiếp dùng để bố trí bàn làm việc, phòng họp, khu tiếp khách nội bộ.
Diện tích thuê là diện tích được ghi trong hợp đồng và dùng để tính tiền thuê hàng tháng. Con số này thường lớn hơn diện tích sử dụng thực tế do bao gồm thêm phần diện tích chung.
Diện tích chung là gì?
Diện tích chung là phần không gian dùng chung cho tất cả các doanh nghiệp trong tòa nhà, thường bao gồm:
- Hành lang
- Sảnh lễ tân
- Khu vực thang máy
- Nhà vệ sinh chung
Phần diện tích này được phân bổ theo tỷ lệ cho từng văn phòng và cộng vào diện tích thuê.
Hệ số diện tích (load factor)
Hệ số diện tích, hay còn gọi là load factor, là tỷ lệ giữa diện tích thuê và diện tích sử dụng. Ví dụ, nếu doanh nghiệp sử dụng 100m² và hệ số là 10%, diện tích thuê sẽ là 110m².
Mỗi tòa nhà sẽ có hệ số diện tích khác nhau, thường dao động từ 5% đến 15%, tùy vào thiết kế và tiện ích chung.
Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm đến hệ số diện tích?
Nhiều doanh nghiệp chỉ so sánh giá thuê trên mỗi mét vuông mà bỏ qua hệ số diện tích, dẫn đến việc chi phí thực tế cao hơn dự kiến.
Hai văn phòng có cùng giá thuê/m² nhưng hệ số diện tích khác nhau sẽ cho ra tổng chi phí thuê rất khác nhau. Đây là yếu tố quan trọng khi so sánh giữa các tòa nhà.
Cách ước tính diện tích phù hợp cho doanh nghiệp
Để ước tính diện tích văn phòng phù hợp, doanh nghiệp có thể tham khảo:
- Nhân sự làm việc cố định
- Nhu cầu phòng họp, kho, khu tiếp khách
- Mức độ không gian mở hay riêng tư
Trung bình, mỗi nhân sự cần khoảng 6–8m² diện tích sử dụng, tùy theo tính chất công việc.
Những lưu ý để tránh phát sinh chi phí
Khi làm việc với bên cho thuê, doanh nghiệp nên:
- Hỏi rõ diện tích sử dụng và diện tích thuê
- Xác nhận hệ số diện tích trong hợp đồng
- So sánh tổng chi phí thuê thay vì chỉ giá/m²
- Kiểm tra khả năng điều chỉnh diện tích khi mở rộng
Nếu bạn đang cần tư vấn tính diện tích thuê văn phòng phù hợp và minh bạch, CGC có thể hỗ trợ kiểm tra thông tin, so sánh nhiều tòa nhà và giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án tối ưu chi phí.
