Một trong những câu hỏi doanh nghiệp SME hỏi nhiều nhất khi bắt đầu tìm hiểu về hợp chuẩn – hợp quy là:
👉 “Chi phí làm hợp chuẩn, hợp quy khoảng bao nhiêu?”
Thực tế, không có một mức chi phí cố định cho mọi doanh nghiệp. Có DN làm rất gọn, chi phí hợp lý; nhưng cũng có DN phát sinh nhiều lần, tốn kém hơn dự kiến ban đầu. Sự chênh lệch này đến từ nhiều yếu tố mà DN thường chưa được tư vấn rõ ngay từ đầu.
Bài viết này giúp doanh nghiệp hiểu đúng các yếu tố cấu thành chi phí, để chủ động dự toán và tránh phát sinh không cần thiết.
- Loại sản phẩm và mức độ quản lý của quy chuẩn
Yếu tố đầu tiên và quan trọng nhất ảnh hưởng đến chi phí là sản phẩm thuộc nhóm nào.
- Sản phẩm thông thường → yêu cầu thử nghiệm ít chỉ tiêu
- Sản phẩm có ảnh hưởng đến sức khỏe, an toàn, môi trường → yêu cầu thử nghiệm nhiều chỉ tiêu hơn
- Sản phẩm thuộc danh mục quản lý chặt → quy trình đánh giá phức tạp hơn
👉 Mỗi QCVN có mức yêu cầu khác nhau, kéo theo chi phí thử nghiệm và đánh giá khác nhau.
- Số lượng quy chuẩn (QCVN) áp dụng
Nhiều doanh nghiệp không để ý rằng:
- Một sản phẩm có thể chịu sự điều chỉnh của nhiều QCVN
- Mỗi QCVN lại yêu cầu thử nghiệm những chỉ tiêu khác nhau
Nếu DN:
- Chỉ dự toán theo 1 quy chuẩn
- Nhưng thực tế phải áp dụng 2–3 QCVN
→ chi phí sẽ tăng lên tương ứng.
👉 Việc xác định thiếu hoặc sai QCVN ngay từ đầu là nguyên nhân phổ biến gây phát sinh chi phí.
- Chi phí thử nghiệm – kiểm nghiệm sản phẩm
Đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí làm hợp chuẩn – hợp quy.
Chi phí thử nghiệm phụ thuộc vào:
- Số lượng chỉ tiêu cần thử nghiệm
- Mức độ phức tạp của từng chỉ tiêu
- Phòng thử nghiệm được chỉ định
Trong nhiều trường hợp:
- DN thử nghiệm thiếu chỉ tiêu → phải thử lại
- Hoặc thử nghiệm tại đơn vị không phù hợp → kết quả không được chấp nhận
👉 Khi đó, chi phí không chỉ tăng mà còn kéo dài thời gian hoàn tất.
- Hiện trạng hồ sơ và quy trình nội bộ của doanh nghiệp
Doanh nghiệp đã:
- Có quy trình sản xuất rõ ràng chưa?
- Có hồ sơ kỹ thuật đầy đủ không?
- Có kiểm soát chất lượng nội bộ hay chưa?
Nếu DN:
- Chưa có nền tảng hồ sơ
- Chưa chuẩn hóa quy trình
→ sẽ cần thêm thời gian và chi phí để:
- Hoàn thiện hồ sơ
- Bổ sung tài liệu
- Chuẩn hóa thông tin sản phẩm
👉 DN càng chuẩn bị tốt từ đầu, chi phí càng được tối ưu.
- Hình thức thực hiện: tự làm hay thuê tư vấn
Chi phí nhìn thấy và chi phí thực tế không phải lúc nào cũng giống nhau.
- Tự làm:
- Chi phí trực tiếp có thể thấp
- Nhưng rủi ro sai, làm lại, kéo dài tiến độ
- Phát sinh chi phí thử nghiệm lại, sửa hồ sơ
- Thuê tư vấn:
- Chi phí ban đầu rõ ràng
- Ít phát sinh
- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực nội bộ
👉 Nhiều DN chỉ nhìn chi phí trước mắt mà chưa tính tổng chi phí sở hữu (total cost).
- Yêu cầu về tiến độ thực hiện
Nếu doanh nghiệp cần:
- Làm gấp để kịp ra thị trường
- Kịp tiến độ ký hợp đồng
- Kịp đánh giá của khách hàng
→ chi phí có thể tăng do:
- Ưu tiên thử nghiệm
- Tăng cường nguồn lực xử lý hồ sơ
- Rút ngắn thời gian xử lý
👉 Tiến độ càng gấp, chi phí càng khó tối ưu nếu không có kế hoạch từ sớm.
- Những sai lầm khiến chi phí làm hợp chuẩn – hợp quy “đội lên”
Một số sai lầm phổ biến:
- Không xác định đúng phạm vi cần làm
- Thử nghiệm sai hoặc thiếu chỉ tiêu
- Làm hồ sơ rời rạc, phải sửa nhiều lần
- Không dự trù chi phí duy trì, gia hạn
👉 Phần lớn các chi phí phát sinh này hoàn toàn có thể tránh được nếu được tư vấn đúng từ đầu.
- Doanh nghiệp nên làm gì để kiểm soát chi phí hiệu quả?
Doanh nghiệp nên:
- Rà soát sản phẩm và yêu cầu pháp lý trước khi triển khai
- Xác định rõ phạm vi hợp chuẩn – hợp quy cần thực hiện
- Lập kế hoạch chi phí tổng thể, không chỉ nhìn chi phí ban đầu
- Có người hiểu rõ mối liên hệ giữa kỹ thuật – pháp lý – vận hành
CGC Việt Nam – Giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, không làm dư – không phát sinh
CGC Việt Nam hỗ trợ doanh nghiệp:
- Xác định đúng phạm vi và quy chuẩn cần áp dụng
- Lập lộ trình hợp chuẩn – hợp quy phù hợp với quy mô SME
- Phối hợp thử nghiệm đúng ngay từ đầu
- Kiểm soát chi phí và tiến độ, hạn chế phát sinh không cần thiết
Nếu doanh nghiệp của bạn đang:
- Băn khoăn về chi phí làm hợp chuẩn – hợp quy
- Lo ngại phát sinh do làm sai hướng
- Muốn có kế hoạch rõ ràng trước khi triển khai
👉 CGC Việt Nam sẵn sàng tư vấn để doanh nghiệp làm đúng, đủ và tối ưu chi phí ngay từ đầu.
